Fornitore del software ha chiuso: cosa fare

Se il fornitore del software ha chiuso, il programma di solito continua a funzionare: non c’è un’emergenza immediata, ma hai perso chi poteva intervenire. La prima cosa da fare è mettere al sicuro dati e materiale di installazione. Poi verifichi cosa prevede il contratto, recuperi il codice sorgente se possibile e scegli con calma come proseguire.

Può succedere in molti modi: il consulente che ha scritto il programma va in pensione, la piccola software house cessa l’attività, oppure il prodotto viene acquistato da un’altra società che smette di seguirlo. Di solito lo scopri nel momento peggiore, cioè quando serve un intervento.

Le prime 48 ore: cosa mettere al sicuro

Prima di tutto non aggiornare né reinstallare nulla finché non hai completato questo elenco. Un cambiamento fatto ora potrebbe impedire al programma di ripartire.

Fai una copia completa dei dati e conservala fuori dall’azienda. Poi prova a ripristinarla su un altro computer: una copia mai provata non dà alcuna certezza.
Copia anche il programma. Installazione, cartelle, file di configurazione e licenze. Se puoi, crea un’immagine del computer o del server su cui gira.
Annota le versioni di sistema operativo e database, e dove si trovano gli eventuali componenti aggiuntivi.
Raccogli password e accessi. Spesso solo il fornitore conosceva quelle del database o del server: se non le hai, mettilo in cima alla lista.
Controlla le scadenze. Licenze a tempo, certificati di firma o di connessione possono scadere e bloccare il programma. Cerca di capire se ce ne sono.
Avvisa chi usa il programma di non fare interventi particolari, come pulizie di archivi o cambi di computer.

Cosa prevede il contratto

Recupera contratto, ordini e fatture, e cerca risposta a queste domande:

Hai una licenza d’uso o hai acquistato il software? Sono due posizioni molto diverse.
Esiste una clausola sul codice sorgente? Può prevederne la consegna, oppure il deposito presso un terzo da cui ritirarlo in determinati casi.
Chi è subentrato? Se la società è stata ceduta o acquisita, il contratto può essere passato ad altri.

Se la società è in liquidazione o in una procedura concorsuale, c’è una persona incaricata con cui parlare: scrivile presto. Chiedi di ricevere il codice sorgente o, almeno, informazioni tecniche per estrarre i dati. Su questo punto è giusto farsi aiutare da un legale, perché le risposte dipendono dal contratto e dalla situazione della società.

Se invece a sparire è un libero professionista, prova a contattarlo anche attraverso vecchi colleghi. In molti casi il problema si risolve così: spesso il codice è ancora su un suo disco e nessuno glielo ha mai chiesto.

Puoi far intervenire un altro tecnico?

Dipende, ed è una domanda da fare al tuo legale. Per orientarti, la legge italiana sul diritto d’autore prevede due margini che è utile conoscere:

L’articolo 64-ter consente, salvo patto contrario, gli interventi necessari a chi ha legittimamente acquisito il programma per usarlo secondo la sua destinazione, inclusa la correzione degli errori.
L’articolo 64-quater ammette a precise condizioni la decompilazione, cioè la ricostruzione del codice, quando è indispensabile per far dialogare il programma con un altro. Non permette invece di usarla per realizzarne uno simile.

I dati, in ogni caso, sono una questione diversa dal programma. Sono le tue informazioni aziendali e puoi lavorare per recuperarle, anche se il software non è tuo.

Quanto tempo hai davvero

Non puoi stabilirlo con una data precisa, ma puoi capire quanto è esposta la tua azienda con queste domande:

Situazione	Rischio	Cosa fare
Il programma non ha collegamenti esterni, gira su un PC aggiornabile e cambia raramente	Basso	Proteggi i dati e pianifica con calma
Dipende da norme che cambiano, come fiscalità e documenti elettronici	Alto	Cerca una soluzione a breve: un cambio di regole può bloccare il lavoro
Gira su un vecchio computer difficile da sostituire	Alto	Crea subito un’immagine del sistema e valuta la virtualizzazione
Dipende da una licenza a tempo, o da un servizio del fornitore	Molto alto	Verifica la scadenza oggi stesso
Tratta dati personali su un sistema non più aggiornato	Medio o alto	Valuta le misure di protezione con il tuo consulente privacy

Le quattro strade per ripartire

Trovare chi prenda in carico il programma

Se hai il codice sorgente, un altro sviluppatore può continuare a mantenerlo. È la soluzione più rapida per guadagnare tempo, soprattutto se le modifiche richieste sono poche. Prendi però in conto che può volerci parecchio per orientarsi in un codice scritto da altri, specie con tecnologie vecchie.

Isolare e tenere in vita

Se il programma fa bene il suo lavoro e non deve cambiare, si può spostare su una macchina virtuale con un backup automatico, senza accessi da internet. Non risolve il problema, ma lo rende sopportabile mentre prepari il passo successivo.

Sostituirlo con un prodotto pronto

Se i tuoi processi sono comuni, è spesso la scelta più sensata. La parte difficile sarà recuperare i dati, come spieghiamo in come cambiare gestionale senza perdere dati. Se non sai quale direzione prendere, leggi gestionale su misura o standard.

Sostituirlo un pezzo alla volta

Quando il programma è critico e non puoi fermarti, puoi far crescere il nuovo accanto al vecchio, un modulo alla volta. Funziona anche senza il codice sorgente, a patto di poter leggere i dati. Il metodo è descritto nella guida alla modernizzazione del software legacy.

Se non hai il codice sorgente

Non hai perso tutto. Il comportamento del programma si può ricostruire in tre modi: osservando chi lo usa ogni giorno, analizzando il database, che spesso racconta già molto delle regole, e confrontando i risultati di vecchio e nuovo sugli stessi dati.

Il lavoro è più lungo, ma è un percorso normale. La priorità in questi casi è capire presto se il database è raggiungibile. Se è protetto da una password che non hai, o in un formato proprietario, è la prima cosa da far verificare: è uno dei controlli tipici di un audit del software.

Come evitare che succeda di nuovo

Che tu scelga un prodotto pronto o uno su misura, ci sono protezioni da chiedere già in fase di contratto:

Codice sorgente e documentazione consegnati a ogni rilascio, non solo a fine progetto.
Diritti chiari per iscritto. Se il software è fatto su misura, il contratto deve dire di chi sono i diritti. Lo approfondiamo in come scegliere chi rifarà il tuo gestionale.
Esportazione completa dei dati, in un formato leggibile, in qualsiasi momento.
Accessi a server e database intestati a te, non al fornitore.
Deposito del codice presso un terzo, se acquisti un prodotto che non può consegnarti il sorgente.

Il fornitore del software ha chiuso: cosa fare subito per non restare bloccato