Quanto costa rifare un gestionale: da cosa dipende il prezzo

Quanto costa rifare un gestionale dipende da quante funzioni vanno conservate, da come sono messi i dati e da quanti programmi sono collegati, quindi non esiste una cifra valida per tutti. Una stima seria arriva solo dopo aver guardato il sistema: chi ti dà un numero al telefono sta tirando a indovinare, o si tiene un margine molto ampio.

Non troverai quindi un listino in questo articolo. Troverai invece i fattori che spostano davvero il prezzo, le voci che spesso restano fuori dai preventivi e le domande per confrontare due offerte molto diverse tra loro.

I 7 fattori che fanno variare il prezzo

1. Quante funzioni servono davvero

È il fattore che pesa di più, e quello su cui puoi intervenire. Un gestionale cresciuto per vent’anni contiene funzioni che nessuno usa più. Rifarle tutte significa pagare per ricostruire ciò che andrebbe eliminato. Chiedere a chi lavora ogni giorno cosa usa davvero può ridurre parecchio il perimetro.

2. Le regole nascoste

Listini con eccezioni, sconti per singolo cliente, calcoli particolari: più regole ha il tuo modo di lavorare, più tempo serve per scoprirle, scriverle e verificarle. Spesso non sono documentate da nessuna parte, e questa è una delle cause più frequenti di progetti che si allungano.

3. Lo stato dei dati

Duplicati, campi usati in modo creativo, anagrafiche incomplete. Migrare dati ordinati è un conto, doverli prima pulire è un altro. Lo si scopre solo guardandoli, non dalla descrizione del programma.

4. Documentazione e codice sorgente

Se esistono codice e documentazione, si può capire il vecchio sistema leggendolo. Se mancano, bisogna ricostruirne il comportamento osservandolo dall’esterno, e serve più tempo.

5. Collegamenti con altri programmi

E-commerce, CRM, fatturazione elettronica, macchinari, corrieri. Ogni collegamento va costruito e collaudato. Ne parliamo in come collegare un gestionale senza API.

6. Numero di utenti e sedi

Non pesa tanto sul programma, quanto su permessi, formazione e organizzazione del passaggio. Coordinare tre persone nello stesso ufficio non è come coordinare più sedi e agenti fuori sede.

7. Quanto puoi permetterti di restare fermo

Se l’azienda può chiudere per qualche giorno, il passaggio è più semplice. Se non può, servono soluzioni che permettono a vecchio e nuovo di convivere. Costano qualcosa in più, ma riducono il rischio più caro di tutti: l’azienda bloccata.

I costi che spesso restano fuori dal preventivo

Quando confronti due offerte, controlla se queste voci ci sono:

• Migrazione e pulizia dei dati. È spesso la parte più sottovalutata.
• Formazione. Se le persone non sanno usare il programma nuovo, torneranno a Excel.
• Tempo interno. Qualcuno della tua azienda dovrà rispondere alle domande e collaudare. Non è una fattura, ma è un costo.
• Infrastruttura. Hosting, database gestito, backup e monitoraggio hanno un costo ricorrente.
• Licenze di terze parti. Servizi di invio email, firma, mappe o altro possono avere canoni propri.
• Manutenzione dopo il rilascio. Ogni software ha bisogno di aggiornamenti. Chiedi cosa è incluso e per quanto tempo, come spieghiamo in contratto di manutenzione software.
• Il periodo di doppio funzionamento. Mentre vecchio e nuovo convivono, il vecchio va comunque mantenuto.

Anche non fare nulla ha un prezzo

La decisione corretta non è tra “spendere” e “non spendere”: è tra due costi. Il costo del sistema attuale è più difficile da vedere, perché è distribuito su voci diverse.

Prova a stimarlo con questo esercizio:

1. Ore perse. Quante ore a settimana passano le persone a copiare dati, correggere errori o aspettare il programma? Moltiplicale per il costo orario.
2. Manutenzione. Quanto hai pagato negli ultimi tre anni per tenerlo in piedi, compreso il server?
3. Occasioni mancate. Quali progetti hai rinunciato a fare perché il sistema non li permetteva? Anche una stima grossolana è utile.
4. Costo di un fermo. Se il sistema si bloccasse per tre giorni, cosa succederebbe a ordini e consegne?

La cifra che ottieni non è un preventivo, ma è il termine di paragone giusto quando ricevi un’offerta. Potrebbe anche dirti che non vale la pena muoversi adesso, ed è un’informazione altrettanto utile.

Preventivo a ore o prezzo fisso?

Nessuno dei due modelli è sbagliato in assoluto. Il lavoro a ore funziona bene quando il progetto è esplorativo e hai qualcuno in grado di controllarlo tecnicamente. Per un titolare che deve mettere a budget una cifra e non ha un reparto tecnico interno, il prezzo fisso dà una certezza in più.

Ha però una condizione: il perimetro deve essere definito bene. Un prezzo fisso costruito su una descrizione vaga si traduce in continue discussioni o in un margine di sicurezza pagato da te. Per questo noi definiamo perimetro, tempi e costo solo dopo un audit del sistema. A quel punto il prezzo è fisso, lo conosci prima di firmare e non cambia.

Procedere a pezzi cambia anche il budget

Un progetto unico chiede un grande investimento e restituisce valore solo alla fine. Sostituire un modulo alla volta distribuisce la spesa nel tempo e rende visibile il risultato di ogni passaggio. Puoi partire dal modulo che ti fa perdere più soldi, verificare il beneficio e decidere il passo successivo con dati veri.

Può non essere il percorso più economico in assoluto, perché la convivenza tra vecchio e nuovo ha un costo. Di solito è però quello in cui hai il controllo più alto su quanto spendi. Il quadro completo è nella guida alla modernizzazione del software legacy.

Come confrontare due preventivi

Se ricevi due offerte molto distanti, è probabile che descrivano due progetti diversi. Chiedi a entrambi:

1. Avete analizzato il sistema attuale, o avete stimato sulla base di una descrizione?
2. Cosa è escluso esplicitamente?
3. Migrazione, formazione e collaudo sono compresi?
4. Cosa succede se durante il progetto emerge una regola non prevista?
5. Quali costi ricorrenti avrò dopo il rilascio?
6. Riceverò codice sorgente, documentazione e accessi completi?

L’ultima domanda è la più importante nel lungo periodo. Un’offerta economica che ti lega per sempre a un solo fornitore può diventare la più costosa. Altre domande utili sono in come scegliere una software house per il gestionale.

Domande frequenti

Perché non pubblicate un listino?

Perché il prezzo dipende da questi fattori, e prima di vedere il sistema sarebbe una cifra poco onesta. Per questo l’audit è gratuito: serve a darti un costo reale e non una stima generica.

Conviene comprare un gestionale pronto invece di rifarlo?

Spesso sì, se i tuoi processi sono comuni. Devi però considerare licenze ricorrenti, personalizzazioni e migrazione dei dati. Il su misura ha senso quando i prodotti disponibili ti costringerebbero a cambiare ciò che ti rende diverso dagli altri. Il confronto completo è in gestionale su misura o standard.

Esistono incentivi per sostituire il software?

A volte, ma cambiano spesso e dipendono da settore, dimensione e regione. Chiedi al tuo commercialista quali sono attivi al momento. Conviene decidere prima se il progetto ha senso anche senza incentivi.